Federal Instructions for Form W-3PR

Instructions for Form W-3PR
2023 Instrucciones para el  Formulario W-3PR (Instructions for Form W-3PR)
2023

Department of the Treasury
Internal Revenue Service

Instrucciones para el
Formulario W-3PR
(Instructions for Form
W-3PR)
Informe de Comprobantes de Retención
(Transmittal of Withholding Statements)
Las secciones a las cuales se hace referencia abajo corresponden
al Código Federal de Impuestos Internos a menos que se indique de
otra manera.

Acontecimientos Futuros

Para obtener la información más reciente sobre los acontecimientos
relacionados con el Formulario W-3PR y sus instrucciones, como
legislación promulgada después de que dichos documentos se
hayan publicado, visite IRS.gov/FormW3PR.

Qué Hay de Nuevo
Radicación electrónica de planilla. El Taxpayer First Act of 2019,
(Ley de Contribuyente Primero de 2019) promulgada el 1 de julio de
2019, autorizó al Departamento del Tesoro y al Servicio Federal de
Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés), a emitir reglamentos
que podrían disminuir el límite requerido para la radicación
electrónica. Actualmente, la radicación electrónica es requerida si
se radican 250 planillas de la misma clase. Si se emiten
reglamentos finales y entran en vigencia para las planillas
contributivas de 2023 que se requieren radicar en 2024,
publicaremos un artículo en IRS.gov/FormW3PR que explicará el
cambio. Sin embargo, el número permanece en 250, como se indica
en estas instrucciones, hasta que nuevos reglamentos finales sean
promulgados.
Alivio contributivo por desastres. Se le está proveyendo alivio
contributivo a personas que han sido afectadas por los desastres
recientes. Si desea más información sobre el alivio contributivo que
hay disponible, acceda a IRS.gov/DisasterTaxRelief y pulse sobre
Español.

Recordatorios
Discrepancias en la conciliación de los Formularios 499R-2/
W-2PR y W-3PR con los Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP)
y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) debido a los créditos
tributarios sobre la nómina relacionados con el coronavirus
(COVID-19) y otros alivios tributarios. Usted podría tener
discrepancias en la conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR
y W-3PR con los Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo
H-PR (Formulario 1040-PR) si usted utilizó alguno de los alivios
contributivos relacionados al COVID-19. Vea la Publicación 179, en
español; la Publicación 15 o la Publicación 51, ambas en inglés; las
instrucciones para su planilla de contribuciones; y la Precaución
bajo Conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR, W3-PR,
941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario
1040-PR) para más información.
Fecha de vencimiento para radicar ante la Administración del
Seguro Social (SSA). La fecha de vencimiento para radicar los
Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR ante la Administración del
Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) correspondientes al
año contributivo 2023 es el 31 de enero de 2024, sin tomar en
cuenta si usted radica su formulario en papel o electrónicamente.

Feb 2, 2023

Informes de salarios denegados por la SSA. La SSA denegará
los informes electrónicos y en papel del Formulario 499R-2/W-2PR
bajo las circunstancias siguientes:
• El total de salarios y propinas sujetos a la contribución al
Medicare es menor que el total de los salarios y propinas sujetos a
la contribución al Seguro Social;
• La contribución al Seguro Social es mayor que cero, los salarios
y propinas sujetos a la contribución al Seguro Social son iguales a
cero; y
• La contribución al Medicare es mayor que cero, pero los salarios
y propinas sujetos a las contribuciones al Medicare son iguales a
cero.
Además, los informes electrónicos y en papel de los Formularios
499R-2/W-2PR y Formularios 499R-2c/W-2cPR correspondientes a
patronos domésticos se denegarán bajo las siguientes
circunstancias:
• El total de salarios y propinas sujetos a la contribución al Seguro
Social es menor que las ganancias mínimas anuales sujetas a la
retención de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare para
un empleado doméstico y
• Los salarios y propinas sujetos a la contribución al Medicare son
menores que las ganancias mínimas anuales sujetas a la retención
de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare para un
empleado doméstico.
Si las condiciones descritas anteriormente se encuentran en un
informe de salarios presentado electrónicamente o en papel, la SSA
le notificará por correo electrónico o por correo postal sobre la
denegación del informe a la persona que presentó dicho informe. Se
le pedirá a la persona que corrija el informe y lo envíe nuevamente a
la SSA.
Nota: No escriba “corrected” (corregida) ni “amended”
(enmendada) en ninguno de los informes presentados de nuevo.
Si es patrono de empleados domésticos, vea la Publicación 179
(Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos
Puertorriqueños.
Contribución Adicional al Medicare. Además de retener la
contribución al Medicare de 1.45%, un patrono está requerido a
retener un 0.9% de la Contribución Adicional al Medicare en los
salarios o compensación conforme a la Federal Insurance
Contributions Act (Ley de Contribución al Seguro Federal o FICA,
por sus siglas en inglés) pagados a un empleado en exceso de
$200,000 en un año natural. Se le requiere al patrono comenzar a
retener la Contribución Adicional al Medicare en el período de paga
en el cual le paga salarios o compensación en exceso de $200,000
a un empleado y continuar reteniendo dicha contribución hasta el fin
del año natural. La Contribución Adicional al Medicare se le impone
únicamente al empleado. No hay porción correspondiente al
patrono de la Contribución Adicional al Medicare. Todo salario o
compensación sujeto a la contribución al Medicare está sujeto a la
retención de la Contribución Adicional al Medicare si es pagado en
exceso del límite de retención de $200,000.

Cat. No. 26400E

Para más información sobre la Contribución Adicional al
Medicare, acceda a IRS.gov/ADMTfaqs, en inglés.
A menos que se indique de otro modo, las referencias a la
contribución al Medicare incluyen la Contribución Adicional al
Medicare.

en que el matrimonio entre el cónyuge y el miembro de las Fuerzas
Armadas ocurrió.
En el ejemplo proporcionado anteriormente, al cónyuge se le
permitiría elegir usar la misma residencia que el miembro de las
Fuerzas Armadas.

Servicios para empresas por Internet (BSO). La SSA ha
mejorado su página web Business Services Online (Servicios para
empresas por Internet o BSO, por sus siglas en inglés) para facilitar
la navegación de la página y el proceso de inscripción. Use los
formularios de relleno en línea de la página BSO para completar,
guardar y radicar los Formularios 499R-2/W-2PR electrónicamente
ante la SSA. El BSO le permite la radicación de estos formularios
con los gobiernos estatales o locales, para distribuir a sus
empleados y para guardar en sus récords. El BSO genera el
Formulario W-3PR automáticamente según la información que
tenga en sus Formularios 499R-2/W-2PR. Además, puede usar el
BSO para subir archivos de salarios a la SSA, verificar el estado de
informes de salarios que se han radicado previamente y tomar
ventaja de otros servicios convenientes disponibles a patronos y
negocios. Visite la página de la SSA, Servicios para empresas por
Internet: Instrucciones e información para empleadores, en
SSA.gov/espanol/bso/bso-bienvenido.htm para más información en
español sobre cómo usar el BSO para así ahorrarle tiempo a su
organización. Además, aquí encontrará formularios y publicaciones
que se usan para informar los salarios, información sobre cómo
verificar los números de Seguro Social en línea, cómo comunicarse
con un representante de servicios al patrono de la SSA y más.

Pagos de indemnización por despido. Los pagos de
indemnización por despido son salarios que están sujetos a las
contribuciones al Seguro Social y al Medicare. Tal como se indica
en el apartado 15, Reglas especiales para varias clases de
servicios y de pagos, de la Publicación 179, los pagos de
indemnización por despido también están sujetos a la contribución
conforme a la Federal Unemployment Tax Act (Ley Federal de
Contribución para el Desempleo o FUTA, por sus siglas en inglés).
Información sobre las obligaciones contributivas estatales para patronos. Si es un patrono del Estado Libre Asociado de Puerto
Rico, comuníquese con el Departamento de Hacienda de Puerto
Rico enviando un mensaje a través de su cuenta en el Sistema
Unificado de Rentas Internas (SURI) o llamando al 787-622-0123 y
marcando la opción 5. Puede enviar correspondencia a:
Departamento de Hacienda de Puerto Rico
P.O. Box 9024140
San Juan, P.R. 00902-4140
Para localizar su Centro de Servicio del Departamento de Hacienda
más cercano, visite Hacienda.Gobierno.pr y pulse sobre el enlace
Contáctenos.

Puede ver cómo funciona el BSO viendo las guías

¿Necesita Ayuda?

CONSEJO disponibles en Internet. Acceda a SSA.gov/espanol/bso/

bso-bienvenido.htm y bajo el título Enlaces de la guía.
Cómo usar..., seleccione la guía que desee ver. La información en
esta página está disponible en español.

Ayuda con la radicación electrónica. Si tiene preguntas sobre
cómo inscribirse o usar el BSO, llame al 800-772-6270 (o al
800-325-0778 (para usuarios de equipo TTY)) (libre de cargos) para
hablar con un técnico de información para patronos en la SSA. Las
horas de operación son de lunes a viernes, de 7:00 a.m. a 7:00
p.m., horario del Este. También puede escribir a
[email protected] para recibir asistencia. Si usted enfrenta
problemas usando cualquiera de los servicios del BSO, llame al
888-772-2970 (libre de cargos) para hablar con un operador de
sistemas en la oficina de apoyo técnico de la SSA. Para hablar con
el Employer Services Liaison Officer (Oficial de enlace de los
servicios para patronos o ESLO, por sus siglas en inglés) para
Puerto Rico, llame al 212-264-4402 (no es un número libre de
cargos).

La Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA). Usted
puede que se le requiera informar salarios y contribuciones en un
formulario distinto al formulario que normalmente utiliza si el
empleado reclama residencia o domicilio conforme a la Military
Spouses Residency Relief Act (Ley de Alivio Residencial para
Cónyuges de Miembros de las Fuerzas Armadas o MSRRA, por sus
siglas en inglés) en una jurisdicción distinta en uno de los 50
estados, el Distrito de Columbia, la Samoa Estadounidense, la
Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte, Guam, el Estado
Libre Asociado de Puerto Rico o las Islas Vírgenes
Estadounidenses.
La MSRRA le provee la oportunidad al cónyuge (cónyuge que no
es miembro de las Fuerzas Armadas) de un miembro de las Fuerzas
Armadas que presta servicio activo de conservar su residencia o
domicilio previo para propósitos contributivos (domicilio
contributivo) cuando acompaña a su cónyuge militar, el cual se está
trasladando conforme a nuevas órdenes militares, a un nuevo local
donde prestará servicios militares en uno de los 50 estados, el
Distrito de Columbia, un estado libre asociado con los Estados
Unidos o territorio no autónomo estadounidense. Antes de
trasladarse, ambos cónyuges tienen que haber tenido la misma
residencia o domicilio contributivo.
Por ejemplo, si un cónyuge civil trabaja en Puerto Rico pero
reclama propiamente domicilio contributivo en uno de los 50
estados conforme a la MSRRA, sus ingresos por prestar servicios
no serían considerados como ingresos sujetos a la contribución
para propósitos de las contribuciones puertorriqueñas. Las
contribuciones federales sobre los ingresos deben ser retenidas y
enviadas al IRS. Las contribuciones estatales y locales sobre los
ingresos pueden tener que retenerse y ser enviadas a las
autoridades estatales y locales pertinentes. Consulte con las
autoridades contributivas estatales, locales o territoriales
estadounidenses en relación con sus obligaciones retentivas
conforme a la MSRRA.
Sin embargo, para cualquier año contributivo en que el
matrimonio esté en vigor, el cónyuge que es civil puede elegir
utilizar la misma residencia para propósitos contributivos que el
miembro de las Fuerzas Armadas, independientemente de la fecha

Información de la contribución patronal sobre la nómina.
Información detallada de la contribución patronal sobre la nómina se
encuentra en los siguientes productos:
• Publicación 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para
Patronos Puertorriqueños;
• Publicación 15 (Circular E), Employer’s Tax Guide (Guía
contributiva federal para patronos), en inglés;
• Publicación 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide (Guía
contributiva suplementaria del patrono), en inglés;
• Publicación 15-B, Employer’s Tax Guide to Fringe Benefits (Guía
contributiva del patrono que paga beneficios marginales), en inglés;
• Publicación 51 (Circular A), Agricultural Employer’s Tax Guide
(Guía contributiva del patrono agrícola), en inglés;
• Publicación 926, Household Employer’s Tax Guide (Guía
contributiva para empleadores de empleados domésticos), en
inglés;
• Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Impuestos sobre el Empleo
de Empleados Domésticos (y sus instrucciones); y
• Publicación 80 (Circular SS), Federal Tax Guide for Employers in
the U.S. Virgin Islands, Guam, American Samoa, and the
Commonwealth of the Northern Mariana Islands (Guía contributiva
federal para patronos en las Islas Vírgenes Estadounidenses,
Guam, la Samoa Estadounidense y la Mancomunidad de las Islas
Marianas del Norte), en inglés.
También puede obtener más información sobre las
contribuciones sobre la nómina llamando al 800-829-4933 o

-2-

No use estos formularios para declarar salarios sujetos a la
retención de contribuciones federales sobre los ingresos. Si
´
PRECAUCION
declara dicha clase de salarios, use el Formulario W-2 y el
Formulario W-3, disponibles en inglés, para declarar la retención de
impuestos federales sobre los ingresos, además de toda otra
contribución sobre la nómina correspondiente. Vea las General
Instructions for Forms W-2 and W-3 (Instrucciones generales para
los Formularios W-2 y W-3), en inglés, para más información sobre
cómo declarar ingresos sujetos a contribuciones federales sobre los
ingresos.

accediendo a IRS.gov/es/businesses/small-businesses-selfemployed/employment-taxes.

!

Cómo Obtener Formularios y
Publicaciones
Internet. Puede acceder al sitio web del IRS los 7 días de la
semana, las 24 horas al día para:
• Descargar (bajar), ver y pedir formularios, instrucciones y
publicaciones contributivas;
• Buscar información en línea para sus preguntas sobre
contribuciones;
• Ver respuestas sobre preguntas contributivas que se hacen con
frecuencia;
• Hacer búsquedas de publicaciones por tema o por palabra clave;
• Ver los Internal Revenue Bulletins (Boletines de Rentas Internas
o IRB, por sus siglas en inglés) que se han publicado en años
recientes;
• Inscribirse para recibir noticias locales y nacionales sobre
contribuciones por medio de correo electrónico; y
• Ver Temas Tributarios que le proveerán información sobre las
contribuciones patronales y otra información contributiva para los
residentes de Puerto Rico.

Quién tiene que radicar el Formulario W-3PR. Los patronos y
otros pagadores tienen que radicar el Formulario W-3PR para
radicar Formularios 499R-2/W-2PR ante la SSA.
Patrono de empleados domésticos. Tiene que radicar un
Formulario W-3PR aun si radica un Formulario 499R-2/W-2PR para
un solo empleado doméstico. Marque el recuadro “Doméstico” en el
recuadro a del Formulario W-3PR. Para más información, vea el
Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) y las instrucciones por
separado. Tiene que tener un número de identificación patronal
(EIN, por sus siglas en inglés). Vea Recuadro c: Número de
identificación patronal (EIN), más adelante.
Quién puede firmar el Formulario W-3PR. Un transmisor o
remitente (incluyendo una agencia de servicios, un agente de
reportación, un agente pagador o un agente de desembolsos)
puede firmar el Formulario W-3PR (o usar su número de
identificación personal o PIN, por sus siglas en inglés, en las
radicaciones electrónicas) en nombre del patrono o del pagador
sólo si el remitente satisface los dos siguientes puntos:
• Está autorizado por un acuerdo de agencia (ya sea verbal, por
escrito o implícito) válido conforme a la ley estatal y
• Escribe “Por (nombre del pagador)” junto a la firma (sólo para los
Formularios W-3PR que se radican en papel).

No puede radicar Formularios W-3PR que imprima de
IRS.gov ante la SSA. La SSA acepta solamente informes
´
PRECAUCION
radicados electrónicamente y las versiones oficiales en tinta
roja (o versiones sustitutivas aprobadas) del Formulario W-3PR. Si
desea información sobre la radicación electrónica, vea Radicación
electrónica (e-file), más adelante.

!

En persona. Puede hacer cita para visitar nuestros Centros de
Asistencia al Contribuyente (TAC, por sus siglas en inglés)
localizados en las siguientes direcciones:

El usar un agente de reportación u otro proveedor tercero
de servicio de nómina no exime al patrono de su
´
PRECAUCION
responsabilidad de asegurar que los Formularios
499R-2/W-2PR sean distribuidos a los empleados y que los
Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR sean radicados ante la SSA
correctamente y a tiempo.

City View Plaza II Bldg.
48 Carr. 165 km. 1.2
Guaynabo, PR 00968-8000

!

DASE Building
Los Frailes Industrial Park
Ave Esmeralda Calle C #475
Guaynabo, PR 00969

Si un remitente autorizado firma por el pagador, éste último es
responsable de radicar ante la SSA para la fecha de vencimiento un
Formulario W-3PR correcto y completo con los Formularios
499R-2/W-2PR correspondientes y está sujeto a toda multa que
resulte por no haber cumplido con dichos requisitos. Asegúrese que
el nombre y el EIN sean los mismos que aparecen en el Formulario
941-PR, Planilla para la Declaración Federal TRIMESTRAL del
Patrono; Formulario 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la
Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas;
Formulario 944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del
Patrono o Empleador; o el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR),
Impuestos sobre el Empleo de Empleados Domésticos, radicados
por el patrono o en nombre del patrono.

Boulevard Plaza
3 Nicanor Vázquez Suite 220
Humacao, PR 00791
Medical Emporium II 1st Floor Suite A-15
349 Avenida Hostos
Mayagüez, PR 00680
Business Unit
2050 Ponce Bypass #312
Ponce, PR 00716-1921

Cuándo se tiene que radicar el formulario. Si radica por medio
de papel o electrónicamente, tiene que radicar el Formulario
499R-2/W-2PR con el Formulario W-3PR a más tardar el 31 de
enero de 2024 ante la SSA. Quizás tenga que pagar una multa por
cada Formulario 499R-2/W-2PR que radique fuera de plazo.

Para hacer cita en cualquiera de las oficinas puede llamar al número
844-545-5640. El horario de las oficinas es de lunes a viernes de
8:30 a.m. a 4:30 p.m.

Nota: Consulte con el Departamento de Hacienda para obtener las
fechas de radicación de las planillas informativas puertorriqueñas.

Instrucciones Generales

Adónde enviar formularios en papel. Envíe el (los) Formulario(s)
499R-2/W-2PR con la página entera del Formulario W-3PR a:

Propósito del formulario. Se usa el Formulario W-3PR para
transmitir uno o más Formularios 499R-2/W-2PR a la SSA.
Asegúrese de completar un Formulario W-3PR para el año correcto
y de guardar una copia del Formulario W-3PR en su
documentación.
El Formulario W-3PR no se usa para cumplir con los requisitos
de radicación ante el Departamento de Hacienda. Para más
información sobre los requisitos de radicación ante el Departamento
de Hacienda, visite Hacienda.Gobierno.pr.
-3-

Si envía su Formulario W-3PR a
través de...

Formularios 499R-2/W-2PR o Formularios 499R-2c/W-2cPR, cómo
guardarlos e imprimirlos y cómo enviarlos a la SSA cuando esté
listo. Usted no tiene que esperar hasta que haya transmitido los
Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR a la SSA antes de
imprimir copias para sus empleados. El BSO genera el Formulario
W-3PR o W-3c PR automáticamente según los Formularios
499R-2/W-2PR o 499R-2c/W-2cPR que esté transmitiendo.
• Si necesita radicar más de 50 Formularios 499R-2/W-2PR o más
de 25 Formularios 499R-2c/W-2cPR, la opción de Carga de
archivos de salarios del BSO podría ser la mejor opción de
radicación electrónica para su empresa u organización. Si desea
obtener las especificaciones de formato para utilizar esta opción,
visite el sitio web de la SSA titulado Employer W-2 Filing Instructions
& Information (Instrucciones e información para patronos sobre la
radicación de Formularios W-2), disponible en inglés, en SSA.gov/
employer. Seleccione Publications & Forms (Publicaciones y
formularios); pulse sobre el enlace Specifications for Filing Forms
W-2 and W-2c Electronically (EFW2/EFW2C) (Especificaciones
para la radicación electrónica de Formularios W-2 y W-2c),
disponible en inglés; y luego seleccione el documento
correspondiente. Esta información también está disponible
llamando libre de cargos al Centro de Servicio para la Declaración
de Patronos al 800-772-6270 (800-325-0778, si es usuario de
equipo TTY).

Entonces envíelo a la siguiente
dirección:

Correo regular

Social Security Administration
Direct Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Correo certificado

Social Security Administration
Direct Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0002

Un servicio de entrega privado
aprobado por el IRS

Social Security Administration
Direct Operations Center
Attn: W-2 Process
1150 E. Mountain Dr.
Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Visite IRS.gov/PDS, disponible en inglés, para obtener una

CONSEJO lista de servicios de entrega privados aprobados por el IRS.

No envíe efectivo, cheques, giros ni otras clases de
pagos con los Formularios 499R-2/W-2PR ni los
´
PRECAUCION
Formularios W-3PR que envíe a la SSA. Los formularios
de contribuciones sobre la nómina (por ejemplo, Formularios
941-PR, 943-PR o 944(SP)) y los pagos correspondientes a estos
formularios se tienen que enviar al IRS.

!

!

Si tiene que radicar 250 o más Formularios 499R-2/W-2PR
ante la SSA, tiene que radicarlos usando medios
´
PRECAUCION
electrónicos. Vea Radicación electrónica (e-file), más
adelante.

Si radica los formularios por medios electrónicos, no
radique los mismos formularios en papel.

´
PRECAUCION

!

Si desea más información sobre la radicación electrónica de
Formularios 499R-2/W-2PR y Formularios W-3PR ante la SSA,
visite la página de la SSA titulada Employer W-2 Filing Instructions &
Information (Instrucciones e información para patronos sobre la
radicación de Formularios W-2), disponible en inglés, en SSA.gov/
employer, en inglés.

Cómo enviar los formularios. Prepare y radique los Formularios
499R-2/W-2PR en orden alfabético por el apellido del empleado o
en orden numérico por el número de Seguro Social del empleado.
No use cinta adhesiva ni engrape el Formulario W-3PR al (a los)
Formulario(s) 499R-2/W-2PR, ni engrape ni adhiera los formularios
499R-2/W-2PR entre sí. Asegúrese de no doblar dichos formularios.
Envíelos a la SSA en un sobre estándar. Si radica más de una clase
de planilla para la contribución sobre la nómina, radique todos los
Formularios 499R-2/W-2PR de la misma clase junto con un
Formulario W-3PR por separado para cada clase de planilla en
cuestión y envíelos cada uno en grupos por separado. No imprima
los Formularios 499R-2/W-2PR con la configuración para imprimir
en ambas caras del papel.

El sistema de Radicación electrónica (e-file) ofrecido por la
SSA en su página de BSO es un sistema independiente del
´
PRECAUCION
sistema de radicación electrónica para patronos y agentes
retenedores ofrecido por el Departamento de Hacienda de Puerto
Rico. Si desea información sobre los requisitos de radicación
electrónica de formularios ante el Departamento de Hacienda de
Puerto Rico, visite Hacienda.Gobierno.pr.

!

Exención de radicación electrónica. Si usted tiene el requisito
de radicar electrónicamente, puede solicitar una exención de
radicar planillas por medios electrónicos completando el Formulario
8508, Application for a Waiver from Electronic filing of Information
Returns (Solicitud para la exención de la radicación electrónica de
planillas informativas), en inglés. Radique el Formulario 8508 ante el
IRS por lo menos 45 días antes de la fecha de vencimiento para la
radicación del Formulario 499R-2/W-2PR. Vea el Formulario 8508,
en inglés, para información sobre la radicación de este formulario.

Radicación electrónica (e-file). La SSA le recomienda a todos los
patronos radicar electrónicamente. La radicación electrónica le
puede ahorrar tiempo y trámites y asegura la precisión en los
documentos. Si tiene que radicar 250 o más Formularios 499R-2/
W-2PR ante la SSA, tiene que radicarlos usando medios
electrónicos. Usted puede incurrir en una multa si no radica los
formularios por medios electrónicos cuando se requiera que lo
haga.

Cómo hacer correcciones. Use el Formulario W-3c PR,
Transmisión de Comprobantes de Retención Corregidos, para
enviar el Formulario 499R-2c/W-2cPR, Corrección al Comprobante
de Retención, o para hacer correcciones a un Formulario W-3PR
radicado anteriormente ante la SSA. Para más detalles sobre cómo
corregir un Formulario W-3PR utilizando el Formulario W-3c PR, vea
las Instrucciones para el Formulario W-3c PR.
Vea las instrucciones para el Formulario 499R-2c/W-2cPR para
información sobre cómo cumplir con los requisitos de radicación
ante el Departamento de Hacienda de Puerto Rico.

La Taxpayer First Act of 2019 (Ley de Contribuyente
Primero de 2019), promulgada el 1 de julio de 2019,
´
PRECAUCION
autorizó al Departamento del Tesoro y al IRS a emitir
reglamentos que podrían disminuir el límite requerido para
radicación electrónica. Actualmente, la radicación electrónica es
requerida si se radican 250 planillas de la misma clase. Si
regulaciones finales se emiten y se hacen efectivas para las
planillas informativas del año contributivo 2024, publicaremos un
artículo en IRS.gov/FormW3PR que explicará el cambio. Hasta que
nuevos reglamentos sean promulgados, el número de 250
prevalece para el año contributivo 2023, como se indica en estas
instrucciones.

!

Instrucciones Específicas
Ciertas leyes promulgadas en Puerto Rico que proveen
exenciones para las contribuciones estatales
´
PRECAUCION
puertorriqueñas sobre los ingresos no corresponden a las
contribuciones federales estadounidenses sobre los ingresos,
incluidas las contribuciones sobre la nómina. Estas exenciones no
se pueden tomar en cuenta al completar planillas federales

La página web Business Services Online (Servicios para
empresas por Internet o BSO, por sus siglas en inglés) de la SSA
hace que la radicación electrónica sea fácil al proveer dos maneras
para radicar el Formulario 499R-2/W-2PR y el Formulario W-3PR.
• Si necesita radicar hasta 50 Formularios 499R-2/W-2PR o hasta
25 Formularios 499R-2c/W-2cPR, puede usar el BSO para crearlos
en Internet. El BSO le guía sobre el proceso de cómo crear

!

-4-

estadounidenses de contribuciones personales y de contribuciones
sobre la nómina.

Recuadro c: Número de identificación patronal (EIN). Anote el
número de nueve dígitos asignado a usted por el IRS. Tiene que
escribirlo de esta manera: 00-0000000. El EIN que anote tiene que
ser el mismo que aparece en su Formulario 941-PR, 943-PR,
944(SP) o el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR). No use el EIN de
un propietario anterior. Un EIN no puede estar truncado (reemplazar
los primeros 5 dígitos del número de 9 dígitos con asterisco (*) o X).
Si usted no tiene un EIN al radicar su Formulario W-3PR, escriba
“Solicitado” en el recuadro c; no escriba su número de Seguro
Social (SSN, por sus siglas en inglés). Puede obtener un EIN
solicitándolo por Internet en IRS.gov/EIN (pulse sobre Español) o
enviando el Formulario SS-4PR, Solicitud de Número de
Identificación Patronal (EIN), por correo o por fax al IRS.

El Formulario W-3PR es leído por máquinas; por lo tanto, escriba
a maquinilla, si es posible, o escriba con letra de imprenta bien
oscura. Envíe la página entera del Formulario W-3PR junto con el
(los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR. Para anotar las cifras en
dólares, omita el signo de dólar ($) y la coma, pero no omita el punto
decimal (00000.00).
Las cantidades declaradas en formularios relacionados con

CONSEJO las contribuciones sobre la nómina (tales como los

Formularios 499R-2/W-2PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) o el
Anexo H-PR (Formulario 1040-PR)) deben coincidir con las
cantidades declaradas en los recuadros pertinentes del Formulario
W-3PR. Si hay diferencias, el IRS y la SSA podrían comunicarse
con usted. Retenga su información de conciliación para futura
referencia. Vea Conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR,
W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario
1040-PR), más adelante.

Recuadros d y e: Nombre y dirección del patrono. Escriba el
nombre del patrono, número y calle, ciudad, estado y código postal
(ZIP).
Recuadro f: Otro número de identificación patronal usado este
año. Si ha usado un EIN (incluyendo el número de un propietario
anterior) en el Formulario 941-PR, 943-PR o 944(SP) radicado para
el año 2023, que sea distinto al EIN anotado en el recuadro c del
Formulario W-3PR, anote aquí el otro EIN que usó. Normalmente,
los agentes del patrono anotan el EIN del patrono en el recuadro f.
Si un agente declara por más de un patrono, deje el recuadro f en
blanco.

Recuadro a: Clase de pagador. Marque el recuadro que le
corresponda. Marque sólo un recuadro (vea Comp. por enferm. de
tercero pagador, más adelante, para una excepción). Si le
corresponden dos o más recuadros (a menos que sea
“compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”),
envíe cada clase de Formulario 499R-2/W-2PR con un Formulario
W-3PR por separado.
941-PR. Marque este recuadro si radica el Formulario 941-PR y
no le corresponde ninguna otra categoría (a menos que sea
“compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”).
Una iglesia o una organización con fines religiosos deberá marcar
este recuadro aunque no esté obligada a radicar el Formulario
941-PR o el Formulario 944(SP). También marcaría este recuadro si
en 2023 avisa a tiempo al IRS de haber radicado por primera vez el
Formulario 941-PR en vez del Formulario 944(SP). Para más
información sobre esto, consulte las Instrucciones para el
Formulario 941-PR o las Instrucciones para el Formulario 944(SP).
943-PR. Marque este recuadro si usted es patrono agrícola y
radica el Formulario 943-PR y envía el (los) Formulario(s)
499R-2/W-2PR para empleados agrícolas. Para empleados no
agrícolas, envíe los Formularios 499R-2/W-2PR de éstos con otro
Formulario W-3PR, marcando el recuadro correspondiente.
944(SP). Marque este recuadro si usted radica el Formulario
944(SP) y no corresponde otra categoría (a menos que sea
“compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”).
Doméstico. Marque este recuadro si usted es un patrono de
empleados domésticos que envía el Formulario 499R-2/W-2PR para
empleados domésticos y no incluyó las contribuciones de tales
empleados en el Formulario 941-PR, en el Formulario 943-PR o en
el Formulario 944(SP).
Comp. por enferm. de tercero pagador. Marque este recuadro
si usted es un tercero pagador de compensación por enfermedad (o
declara pagos de compensación por enfermedad hechos por un
tercero pagador) que radica el Formulario 499R-2/W-2PR con dicha
compensación declarada en el recuadro 7 (“Sueldos”). No marque
este recuadro si el tercero pagador radica el Formulario 499R-2/
W-2PR y usted solamente radica un formulario de resumen (en el
Formulario 8922; vea la Publicación 15-A, en inglés, para más
detalles). Si le corresponde más de un recuadro (por ejemplo, éste y
el que es para el Formulario 941-PR), marque ambos recuadros y
radique un solo Formulario W-3PR tanto para el Formulario
499R-2/W-2PR regular como para el Formulario 499R-2/W-2PR
correspondiente a un tercero pagador de compensación por
enfermedad.
Sólo empleados Medicare. Marque este recuadro si se trata de
una agencia gubernamental con empleados sujetos solamente a la
contribución al Medicare.

Persona de contacto, número de teléfono, número de fax y dirección de email. Facilite esta información para que la pueda usar
la SSA si surge cualquier duda durante la tramitación del formulario.
Necesita proveer el nombre de la persona con quien nos podamos
comunicar si hubiera alguna pregunta con respecto al formulario al
momento de tramitarse. El número de teléfono, número de fax y
dirección de correo electrónico (email) que se solicitan son del
patrono.

!

Los proveedores de servicios de nómina deben anotar la
información de su cliente en esos espacios.

´
PRECAUCION

Recuadros 1 a 4 y 6 a 16. Declare los totales correspondientes de
los Formularios 499R-2/W-2PR que envíe con este Formulario
W-3PR.
Recuadro 13. Además de incluir la retención de la contribución
al Medicare, también incluya en este recuadro la cantidad total de la
retención de la Contribución Adicional al Medicare, si la hay. Si
desea más información sobre la Contribución Adicional al Medicare,
vea Questions and Answers for the Additional Medicare Tax
(Preguntas y respuestas sobre la Contribución Adicional al
Medicare), disponible en IRS.gov/ADMTfaqs, en inglés.

Conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR,
W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo
H-PR (Formulario 1040-PR)

Concilie las cantidades indicadas en los recuadros 10, 12a y 14 de
todo Formulario W-3PR para el año 2023 con sus cantidades
relacionadas totales para el año indicadas en los Formularios
941-PR trimestrales o los Formularios 943-PR, 944(SP) y el Anexo
H-PR (Formulario 1040-PR) anuales. Cuando surgen diferencias
entre las cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR
y W-3PR radicados ante la SSA y los Formularios 941-PR, 943-PR,
944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) radicados ante el
IRS, tenemos que comunicarnos con usted para resolver tales
diferencias.
Para reducir las diferencias entre las cantidades
declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3PR y los
Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR
(Formulario 1040-PR):
• Asegúrese que las cantidades declaradas en el Formulario
W-3PR para el año 2023 sean aquellas sumas totales
correspondientes de los Formularios 499R-2/W-2PR.
• Se deben conciliar, por medio de comparación, las cantidades
declaradas en el Formulario W-3PR con las cantidades declaradas

Recuadro b: Total de Formularios 499R-2/W-2PR adjuntos.
Anote el número de Formularios 499R-2/W-2PR individuales
completados que envía con este Formulario W-3PR. No incluya los
Formularios 499R-2/W-2PR nulos.

-5-

para hacer cumplir leyes penales federales no tributarias o a
agencias federales encargadas de la aplicación de la ley y a
agencias federales de inteligencia para combatir el terrorismo.

en las líneas correspondientes de los Formularios 941-PR
trimestrales (o los Formularios 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR
(Formulario 1040-PR) anuales) en las siguientes partidas:
1. Los salarios sujetos a la contribución al Seguro Social,
salarios y propinas sujetos a la contribución al Medicare y las
propinas sujetas a la contribución al Seguro Social (recuadros 10,
12a y 14). El Formulario W-3PR debe incluir los ajustes que se
declararon en los Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) o el Anexo
H-PR (Formulario 1040-PR) sólo del año en curso. Si los ajustes
declarados en los Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) o el Anexo
H-PR (Formulario 1040-PR) incluyen cantidades correspondientes a
un año anterior, no declare esos ajustes correspondientes a un año
anterior en los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR del año en
curso.
2. Las contribuciones al Seguro Social y al Medicare
(recuadros 11 y 13). Las cantidades indicadas en los Formularios
941-PR trimestrales (o los Formularios 943-PR, 944(SP) o el Anexo
H-PR (Formulario 1040-PR) anuales), que incluyen los ajustes del
año en curso, deben ser aproximadamente el doble de las
cantidades indicadas en el Formulario W-3PR.

El tiempo que se necesita para completar y radicar este
formulario varía, dependiendo de las circunstancias individuales. El
tiempo promedio que se estima para completar este formulario es
27 minutos. Si desea hacer algún comentario acerca de la exactitud
de este estimado de tiempo o si tiene alguna sugerencia que ayude
a que este formulario sea más sencillo, por favor envíenoslo. Puede
enviar sus comentarios accediendo a IRS.gov/FormComments,
disponible en inglés. O puede escribir al Internal Revenue Service,
Tax Forms and Publications Division, 1111 Constitution Ave. NW,
IR-6526, Washington, DC 20224. No envíe el Formulario 499R-2/
W-2PR ni el Formulario W-3PR a esta dirección.

Future Developments

For the latest information about developments related to Form
W-3PR and its instructions, such as legislation enacted after they
were published, go to IRS.gov/FormW3PR.

What’s New

Las cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR,
W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) o el Anexo H-PR (Formulario
1040-PR) a veces no concuerdan por razones válidas. Si no
concuerdan, usted deberá verificar que las razones sean válidas.
Conserve su conciliación en caso de que el IRS o la SSA tenga
dudas relativas a dichos formularios.

Electronic filing of returns. The Taxpayer First Act of 2019,
enacted July 1, 2019, authorized the Department of the Treasury
and the IRS to issue regulations that reduce the threshold for
mandatory electronic filing. Currently, electronic filing is required if
250 returns of one type are filed. If final regulations are issued and
effective for 2023 tax returns required to be filed in 2024, we will post
an article at IRS.gov/FormW3PR explaining the change. Until final
regulations are issued, however, the number remains at 250, as
reflected in these instructions.

Usted podría tener discrepancias en la conciliación de los
Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR con los Formularios
´
PRECAUCION
941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario
1040-PR) debido a los créditos tributarios sobre la nómina
relacionados con el COVID-19 y otros alivios tributarios si usted
utilizó alguno de los alivios contributivos relacionados con el
COVID-19. Tiene que considerar que los salarios de la licencia por
enfermedad y familiar calificados por la licencia tomada antes del 1
de abril de 2021 no están sujetos a la parte correspondiente al
patrono de la contribución al Seguro Social.

!

Disaster tax relief. Disaster tax relief is available for those affected
by recent disasters. For more information about disaster relief, go to
IRS.gov/DisasterTaxRelief.

Reminders
Discrepancies when reconciling Forms 499R-2/W-2PR and
W-3PR with Forms 941-PR, 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR) due to coronavirus (COVID-19) related
employment tax credits and other tax relief. You may have a
discrepancy when reconciling Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR to
Forms 941-PR, 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form
1040-PR) if you used any of the COVID-19 tax relief. See Pub. 179,
in Spanish; Pub. 15; Pub. 51; the instructions for your respective
employment tax form; and the Caution under Reconciling Form(s)
499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP), and
Schedule H-PR (Form 1040-PR) for more information.

Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de
Información y la Ley de Reducción de Trámites

Solicitamos la información requerida en el Formulario W-3PR para
cumplir con las leyes que regulan la recaudación de las rentas
internas de los Estados Unidos. La necesitamos para calcular y
cobrar la cantidad correcta de contribución. La sección 6051 y su
reglamentación correspondiente requieren que usted provea copias
del formulario de retención a sus empleados, a la Administración del
Seguro Social y al Servicio Federal de Rentas Internas. La sección
6109 requiere que usted incluya su número de identificación
patronal (EIN). Si no nos provee esta información de manera
oportuna o si nos provee información errónea o fraudulenta, podría
estar sujeto a multas.

Due date for filing with the Social Security Administration
(SSA). The due date for filing 2023 Forms 499R-2/W-2PR and
W-3PR with the Social Security Administration (SSA) is January 31,
2024, whether you file using paper forms or electronically.

Usted no está obligado a facilitar la información solicitada en un
formulario sujeto a la Ley de Reducción de Trámites, a menos que
el mismo muestre un número de control válido de la Office of
Management and Budget (Oficina de Administración y Presupuesto
u OMB, por sus siglas en inglés). Los libros o récords relativos a un
formulario o sus instrucciones tienen que ser conservados mientras
su contenido pueda ser utilizado en la administración de toda ley
contributiva federal.

Rejected wage reports from the SSA. The SSA will reject Form
499R-2/W-2PR electronic and paper wage reports under the
following conditions.
• Medicare wages and tips are less than the sum of social security
wages and social security tips;
• Social security tax is greater than zero, but social security wages
and social security tips are equal to zero; and
• Medicare tax is greater than zero, but Medicare wages and tips
are equal to zero.
Additionally, Form 499R-2/W-2PR electronic and paper wage
reports for household employers will be rejected under the following
conditions.
• The sum of social security wages and social security tips is less
than the minimum yearly earnings subject to social security and
Medicare tax withholding for a household employee, and
• The Medicare wages and tips are less than the minimum yearly
earnings subject to social security and Medicare tax withholding for
a household employee.

Por regla general, las planillas de contribución y toda información
pertinente son confidenciales, como lo requiere la sección 6103. No
obstante, la sección 6103 permite o requiere que el IRS divulgue o
provea tal información a otros, tal como se describe en el Código.
Por ejemplo, la información facilitada en este formulario puede ser
compartida con el Departamento de Justicia en casos de litigio civil
y penal, con las ciudades, estados, el Distrito de Columbia, los
estados libres asociados con los Estados Unidos y los territorios no
autónomos estadounidenses, a fin de ayudarlos en la aplicación de
las leyes contributivas respectivas. Podemos también divulgar la
información contenida en este formulario a otros países conforme a
un tratado tributario, a las agencias del gobierno federal o estatal
-6-

If the above conditions occur in a wage report filed electronically
or on paper, the SSA will notify the submitter of its rejection by email
or postal mail and ask them to correct the report and resubmit it to
the SSA.

servicemember regardless of the date on which the marriage of the
spouse and the servicemember occurred.
In the previous example, the spouse would be allowed to elect to
use the same residence as the servicemember.

Note. Don’t write “corrected” or “amended” on any resubmitted
reports.
Household employers, see Pub. 926, Household Employer’s Tax
Guide.

Severance payments. Severance payments are wages subject to
social security and Medicare taxes. As noted in section 15 of Pub.
15, Special Rules for Various Types of Services and Payments,
severance payments are also subject to Federal Unemployment Tax
Act (FUTA) tax.

Additional Medicare Tax. In addition to withholding Medicare tax
at 1.45%, an employer is required to withhold the 0.9% Additional
Medicare Tax on any Federal Insurance Contributions Act (FICA)
wages or compensation it pays to an employee in excess of
$200,000 in a calendar year. An employer is required to begin
withholding Additional Medicare Tax in the pay period in which it
pays wages or compensation in excess of $200,000 to an employee
and continue to withhold it until the end of the calendar year.
Additional Medicare Tax is only imposed on the employee. There is
no employer share of Additional Medicare Tax. All wages and
compensation that are subject to Medicare tax are subject to
Additional Medicare Tax withholding if paid in excess of the
$200,000 withholding threshold.
For more information on Additional Medicare Tax, go to IRS.gov/
ADMTfaqs.
Unless otherwise noted, references to Medicare tax include
Additional Medicare Tax.

Information about state tax requirements for employers. If
you’re an employer in the Commonwealth of Puerto Rico, contact
the Puerto Rico Department of the Treasury (Departamento de
Hacienda de Puerto Rico) by sending a message through your
account in Internal Revenue Unified System (SURI) or by calling
787-622-0123 and choosing option 5. Send any correspondence to:
Puerto Rico Department of the Treasury
P.O. Box 9024140
San Juan, P.R. 00902-4140
To locate your local Hacienda Taxpayer Service Center, go to
Hacienda.Gobierno.pr and click on Contáctenos (Contact us).

Need Help?
Help with e-filing. If you have questions about how to register or
use BSO, call 800-772-6270 (or 800-325-0778 (TTY)) (toll free) to
speak with an employer reporting technician at the SSA. The hours
of operation are Monday through Friday from 7:00 a.m. to 7:00 p.m.,
Eastern time. You may also write to [email protected] for
assistance. If you experience problems using any of the services
within BSO, call 888-772-2970 (toll free) to speak with a systems
operator in technical support at the SSA. To speak with the SSA’s
Employer Services Liaison Officer (ESLO) for Puerto Rico, call
212-264-4402 (not a toll-free number).

Business Services Online (BSO). The SSA has enhanced its
secure BSO website to make it easier to register and navigate. Use
BSO’s online fill-in forms to create, save, and submit Forms
499R-2/W-2PR to the SSA electronically. BSO lets you file these
forms with state or local governments, distribute to your employees,
and keep for your records. BSO generates Form W-3PR
automatically based on your Forms 499R-2/W-2PR. You can also
use BSO to upload wage files to the SSA, check on the status of
previously submitted wage reports, and take advantage of other
convenient services for employers and businesses. Visit the SSA’s
Employer W-2 Filing Instructions & Information website at SSA.gov/
employer for more information about using BSO to save time for
your organization. Here you will also find forms and publications
used for wage reporting, information about verifying employee social
security numbers online, how to reach an SSA employer services
representative, and more.

Employment tax information. Detailed employment tax
information is given in:
• Pub. 15 (Circular E), Employer’s Tax Guide;
• Pub. 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide;
• Pub. 15-B, Employer’s Tax Guide to Fringe Benefits;
• Pub. 51 (Circular A), Agricultural Employer’s Tax Guide;
• Pub. 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos
Puertorriqueños (Federal tax guide for employers in Puerto Rico), in
Spanish;
• Pub. 926, Household Employer’s Tax Guide;
• Schedule H-PR (Form 1040-PR), Impuestos sobre el Empleo de
Empleados Domésticos (Household employment taxes) (and its
instructions), available in Spanish; and
• Pub. 80 (Circular SS), Federal Tax Guide for Employers in the
U.S. Virgin Islands, Guam, American Samoa, and the
Commonwealth of the Northern Mariana Islands.
You can also obtain more information on employment taxes by
calling 800-829-4933 or by visiting IRS.gov/EmploymentTaxes.

Preview BSO by viewing a brief online tutorial. Go to

TIP SSA.gov/employer and select Business Services Online
Tutorial under Handbooks, Tutorial & Videos.

Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA). You may be
required to report wages and taxes on a form different from the form
you generally use if an employee claims residence or domicile under
MSRRA in a different jurisdiction than one of the 50 states, the
District of Columbia, American Samoa, the Commonwealth of the
Northern Mariana Islands, Guam, the Commonwealth of Puerto
Rico, or the U.S. Virgin Islands.
Under MSRRA, the spouse of an active duty servicemember
(civilian spouse) may keep his or her prior residence or domicile for
tax purposes (tax residence) when accompanying the
servicemember spouse, who is relocating under military orders, to a
new military duty station in one of the 50 states, the District of
Columbia, or a U.S. commonwealth or territory. Before relocating,
both spouses must have had the same tax residence.
For example, if a civilian spouse is working in Puerto Rico but
properly claims tax residence in one of the 50 states under MSRRA,
his or her income from services wouldn’t be taxable income for
Puerto Rico tax purposes. Federal income taxes should be withheld
and submitted to the IRS. State and local income taxes may need to
be withheld and remitted to state and local tax authorities. You
should consult with state, local, or U.S. possession tax authorities
regarding your withholding obligations under MSRRA.
However, for any taxable year of the marriage, the civilian spouse
may elect to use the same residence for purposes of taxation as the

How To Get Forms and Publications
Internet. You can access the IRS website 24 hours a day, 7 days a
week to:
• Download, view, and order tax forms, instructions, and
publications;
• Research your tax questions online;
• See answers to frequently asked tax questions;
• Search publications online by topic or keyword;
• View Internal Revenue Bulletins published in the last few years;
• Sign up to receive local and national tax news by email; and
• View Tax Topics that provide you information on federal and
other tax information for residents of Puerto Rico. If you wish to see
these topics, visit IRS.gov/TaxTopics. Look for “900” series topics,
which provide information for residents of Puerto Rico.

-7-

Use of a reporting agent or other third-party payroll service
provider doesn’t relieve an employer of the responsibility to
CAUTION ensure that Forms 499R-2/W-2PR are furnished to
employees and that Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR are filed with
the SSA, correctly and on time.

You can order forms, instructions, and publications at IRS.gov/
OrderForms. For any other tax information, go to IRS.gov/Help/TaxLaw-Questions.

!

Don’t file Forms W-3PR printed from IRS.gov with the SSA.
The SSA accepts only e-filed reports and the official red-ink
CAUTION versions (or approved substitute versions) of Form W-3PR.
For information about electronic filing, see Electronic filing (e-file),
later.

!

If an authorized sender signs for the payer, the payer is still
responsible for filing with the SSA, when due, a correct and
complete Form W-3PR and related Form(s) 499R-2/W-2PR and is
subject to any penalties that result from not complying with these
requirements. Be sure that the payer’s name and employer
identification number (EIN) are the same as those used on Form
941-PR, Planilla para la Declaración Federal TRIMESTRAL del
Patrono; Form 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la
Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas; Form
944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o
Empleador; or Schedule H-PR (Form 1040-PR), Impuestos sobre el
Empleo de Empleados Domésticos, all available in Spanish, filed by
or for the employer.

Walk-in. You can make an appointment to visit our Taxpayer
Assistance Centers (TAC) in the following locations:
City View Plaza II Bldg.
48 Carr. 165 km. 1.2
Guaynabo, PR 00968-8000
DASE Building
Los Frailes Industrial Park
Ave Esmeralda Calle C #475
Guaynabo, PR 00969

When to file. Regarless of whether you file on paper or
electronically, you must file Form 499R-2/W-2PR along with Form
W-3PR with the SSA by January 31, 2024. You may owe a penalty
for each Form 499R-2/W-2PR you file late.

Boulevard Plaza
3 Nicanor Vázquez Suite 220
Humacao, PR 00791

Note. Contact the Puerto Rico Department of the Treasury to obtain
the filing dates for Puerto Rican information returns.

Medical Emporium II 1st Floor Suite A-15
349 Avenida Hostos
Mayagüez, PR 00680

Where to file paper forms. Send Form(s) 499R-2/W-2PR with the
entire page of Form W-3PR to:
If you mail Form W-3PR using...

Business Unit
2050 Ponce Bypass #312
Ponce, PR 00716-1921
To make an appointment in any of the above locations, you may call
844-545-5640. The hours of operation are Monday through Friday
from 8:30 a.m. to 4:30 p.m.

General Instructions
Purpose of form. Use Form W-3PR to transmit Form(s) 499R-2/
W-2PR to the SSA. Be sure to use Form W-3PR for the correct year
and also keep a copy of Form W-3PR for your records.
Form W-3PR isn’t used for meeting the filing requirements with
the Puerto Rico Department of the Treasury. For more information
on these requirements, go to Hacienda.Gobierno.pr.

Then use the following address:

Regular mail

Social Security Administration
Direct Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Certified mail

Social Security Administration
Direct Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0002

An IRS-approved private delivery
service

Social Security Administration
Direct Operations Center
Attn: W-2 Process
1150 E. Mountain Dr.
Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Visit IRS.gov/PDS for a list of IRS-approved private delivery

TIP services.

Don’t use these forms to report wages subject to U.S.
income tax withholding. If you report this type of wages, use
CAUTION Form W-2 and Form W-3 to report U.S. income tax withheld
as well as any other applicable employment taxes. See the General
Instructions for Forms W-2 and W-3 for more information on how to
report income subject to U.S. income taxes.

Don’t send cash, checks, money orders, or other forms
of payment with Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR that
CAUTION you submit to the SSA. Employment tax forms (for
example, Form 941-PR, 943-PR, or 944(SP)) and remittances must
be sent to the IRS.

!

!

Who must file Form W-3PR. Employers and other payers must file
Form W-3PR to transmit Form(s) 499R-2/W-2PR to the SSA.
Household employers. You must file a Form W-3PR even if
filing only one Form 499R-2/W-2PR for one household employee.
On Form W-3PR, check the “Household” box in box a. For more
information, see Schedule H-PR (Form 1040-PR) and its separate
instructions. You must have an employer identification number
(EIN). See Box c: Employer identification number (EIN), later.

!

CAUTION

If you're required to file 250 or more Forms 499R-2/W-2PR
with the SSA, you must e-file them. See Electronic filing
(e-file), later.

Shipping and mailing. Prepare and file Form(s) 499R-2/W-2PR
either alphabetically by employees’ last names or numerically by
employees’ social security numbers. Don’t staple or tape Form
W-3PR to Form(s) 499R-2/W-2PR or any Forms 499R-2/W-2PR to
each other. Don’t fold either of these forms; send them to the SSA in
a flat envelope. If you file more than one type of employment tax
form, group Form(s) 499R-2/W-2PR of the same type with a
separate Form W-3PR for each same type and send them in
separate groups. Don’t print Forms 499R-2/W-2PR using a
double-sided printer setting.

Who may sign Form W-3PR. A transmitter or sender (including a
service bureau, reporting agent, paying agent, or disbursing agent)
may sign Form W-3PR (or use its personal identification number
(PIN) on electronic filings) for the employer or payer only if the
sender satisfies both of the following.
• It’s authorized to sign by an agency agreement (whether oral,
written, or implied) that’s valid under state law, and
• It writes “For (name of payer)” next to the signature (Form(s)
W-3PR that is filed on paper only).

Electronic filing (e-file). The SSA encourages all employers to
e-file. E-filing can save you time and effort and helps ensure
accuracy. If you’re required to file 250 or more Forms 499R-2/

-8-

Form W-3PR is read by machines, so type entries, if possible, or
print as dark as possible. Send the entire page of Form W-3PR with
Form(s) 499R-2/W-2PR. Make all dollar entries without the dollar
sign ($) and comma, but don’t omit the decimal point (00000.00).

W-2PR with the SSA, you must e-file them. You may incur in a
penalty if you fail to e-file when required.
The Taxpayer First Act of 2019, enacted July 1, 2019,
authorized the Department of the Treasury and the IRS to
CAUTION issue regulations that reduce the threshold for mandatory
electronic filing. Currently, electronic filing is required if 250 returns
of one type are filed. If final regulations are issued and effective for
2023 tax returns required to be filed in 2024, we will post an article at
IRS.gov/FormW3PR explaining the change. Until final regulations
are issued, however, the number remains at 250, as reflected in
these instructions.

!

Amounts reported on related employment forms (for

TIP example, Form 499R-2/W-2PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP),

or Schedule H-PR (Form 1040-PR)) should agree with the
amounts reported in the pertinent boxes of Form W-3PR. If there are
any differences, you may be contacted by the IRS and the SSA.
Retain your reconciliation information for future reference. See
Reconciling Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR,
944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR), later.

The SSA’s BSO website makes e-filing easy by providing two
ways to submit your Forms 499R-2/W-2PR and Forms W-3PR.
• If you need to file 50 or fewer Forms 499R-2/W-2PR or 25 or
fewer Forms 499R-2c/W-2cPR at a time, you can use BSO to create
them online. BSO guides you through the process of creating Forms
499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR, saving and printing them, and
submitting them to the SSA when you’re ready. You don’t have to
wait until you’ve submitted Forms 499R-2/W-2PR or 499R-2c/
W-2cPR to the SSA before printing copies for your employees. BSO
generates Form W-3PR or W-3c PR automatically based on your
Forms 499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR.
• If you need to file more than 50 Forms 499R-2/W-2PR or more
than 25 Forms 499R-2c/W-2cPR, BSO’s file upload feature might be
the best e-filing method for your business or organization. To obtain
file format specifications, visit the SSA’s Employer W-2 Filing
Instructions & Information website at SSA.gov/employer, select
Publications & Forms and click on Specifications for Filing Forms
W-2 and W-2c Electronically (EFW2/EFW2C) and select the
appropriate document. This information is also available by calling
the SSA’s Employer Reporting Service Center at 800-772-6270
(800-325-0778 (TTY)) (toll free).

!

Box a: Kind of payer. Check the box that applies. Check only one
box (see Third-party sick pay, later, for an exception). If more than
one box applies (except for “third-party sick pay”), send each type of
Form 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3PR.
941-PR. Check this box if you file Form 941-PR and no other
category (except “third-party sick pay”) applies. A church or church
organization should check this box even if it isn’t required to file
Form 941-PR or Form 944(SP). You would also check this box if in
2023 you timely notify the IRS of filing Form 941-PR for the first time
instead of Form 944(SP). For more information in regard to this,
refer to the Instructions for Form 941-PR or the Instructions for Form
944(SP).
943-PR. Check this box if you’re an agricultural employer and file
Form 943-PR and you’re sending Form(s) 499R-2/W-2PR for
agricultural employees. For nonagricultural employees, send their
Form(s) 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3PR, checking the
appropriate box.
944(SP). Check this box if you file Form 944(SP) and no other
category (except “third-party sick pay”) applies.
Household. Check this box if you’re a household employer
sending Form(s) 499R-2/W-2PR for household employees, and you
didn’t include the household employee’s taxes on Form 941-PR,
943-PR, or 944(SP).
Third-party sick pay. Check this box if you’re a third-party payer
of sick pay (or are reporting sick pay payments made by a third
party) filing Form(s) 499R-2/W-2PR with third-party sick pay
reported in box 7 (“Wages”). Don’t check this box if the third-party
payer is filing Form(s) 499R-2/W-2PR and you’re only filing a recap
form (on Form 8922; see Pub. 15-A for more details). If more than
one box applies (for example, this box and the Form 941-PR box),
check both boxes and file a single Form W-3PR for the regular and
third-party sick pay Form(s) 499R-2/W-2PR.
Medicare employees only. Check this box if you’re a
government agency with employees subject only to Medicare tax.

If you file electronically, don’t file the same paper
forms.

CAUTION

For more information on electronic filing of Forms 499R-2/W-2PR
and Forms W-3PR with the SSA, visit the SSA’s Employer W-2
Filing Instructions & Information website at SSA.gov/employer.
The SSA’s BSO e-filing system, (see Electronic filing
(e-file)), is an independent system from the electronic filing
CAUTION program offered by the Puerto Rico Department of the
Treasury for employers and withholding agents. For more
information on the filing requirements using the Puerto Rico
Department of the Treasury’s electronic filing system, visit
Hacienda.Gobierno.pr.

!

Waiver from e-filing. If you’re required to e-file, you can request
a waiver from filing electronically by filing Form 8508, Application for
a Waiver from Electronic filing of Information Returns. Submit Form
8508 to the IRS at least 45 days before the due date of Form
499R-2/W-2PR. See Form 8508 for filing information.

Box b: Total number of attached Forms 499R-2/W-2PR. Enter
the number of completed individual Form(s) 499R-2/W-2PR you’re
sending with this Form W-3PR. Don’t count void Forms 499R-2/
W-2PR.
Box c: Employer identification number (EIN). Enter the
nine-digit number assigned to you by the IRS. This should be
formatted as 00-0000000. The EIN you enter must be the same
number you used on Form 941-PR, 943-PR, 944(SP), or
Schedule H-PR (Form 1040-PR). Don’t use a prior owner’s EIN. An
employer’s EIN may not be truncated (replace the first 5 digits of the
9-digit number with asterisks (*) or X’s).
If you don’t have an EIN when filing Form W-3PR, enter “Applied
For” in box c, not your social security number (SSN). You can get an
EIN by applying online at IRS.gov/EIN or by faxing or mailing Form
SS-4, Application for Employer Identification Number, to the IRS.

Making corrections. Use Form W-3c PR, Transmittal of Corrected
Wage and Tax Statements, to transmit Form(s) 499R-2c/W-2cPR,
Corrected Withholding Statement, or to make corrections to a
previously filed Form W-3PR with the SSA. For more details on how
to correct a Form W-3PR using Form W-3c PR, see the Instructions
for Form W-3c PR.
See the instructions for Form 499R-2c/W-2cPR for more
information on how to meet the filing requirements with the Puerto
Rico Department of the Treasury.

Specific Instructions

Boxes d and e: Employer’s name and address. Enter the
employer’s name, street address, city, state, and ZIP code.

Certain laws enacted in Puerto Rico that provide
exemptions from Puerto Rico state income taxes don’t apply
CAUTION for purposes of U.S. federal income tax as well as U.S.
federal employment taxes. These exemptions can’t be considered
when completing U.S. federal individual and employment tax
returns.

Box f: Other EIN used this year. If you have used an EIN
(including a prior owner’s EIN) on Form 941-PR, 943-PR, or 944(SP)
submitted for 2023 that’s different from the EIN reported in box c on
Form W-3PR, enter the other EIN used. Agents generally report the
employer’s EIN in box f. If an agent is reporting for more than one
employer, leave box f blank.

!

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Amounts reported on Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR,
943-PR, 944(SP), or Schedule H-PR (Form 1040-PR) may not
match for valid reasons. If the amounts don’t match, you should
determine that the reasons are valid. Keep your reconciliation in
case there are inquiries from the IRS or the SSA.

Contact person, telephone number, fax number, and email address. Enter this information for use by the SSA if any questions
arise during processing. The name of a contact person must be
provided in case there are any questions in regard to the form during
processing. The employer’s phone number, fax number, and email
address need to be provided.

!

You may have a discrepancy when reconciling Form(s)
499R-2/W-2PR and W-3PR to Forms 941-PR, 943-PR,
CAUTION 944(SP), or Schedule H-PR (Form 1040-PR) if you used any
of the COVID-19 tax relief. You should consider that qualified sick
leave wages and qualified family leave wages for leave taken before
April 1, 2021, aren’t subject to the employer share of social security
tax.

!

Payroll service providers need to enter their client’s
information for these fields.

CAUTION

Boxes 1–4 and 6–16. Enter the amounts from the corresponding
totals from the Form(s) 499R-2/W-2PR you’