Federal Form W-7 Checklist (EN/SP)

Form W-7 Checklist (EN/SP)
Form 14154 (EN-SP) (Rev. 6-2019)
Form 14154

(EN-SP)

Department of the Treasury - Internal Revenue Service

Form W-7 Checklist

(June 2019)

This brochure is a tool to assist Acceptance Agents or Tax Professionals complete their client’s Form W-7 with the required supporting identification
and exception documents if applicable, and to ensure taxpayer understanding of the requirements for obtaining an ITIN. See Publication 1915,
Understanding Your IRS ITIN, for specific details and examples of completed/filled out Forms W-7.
(Do not attach the checklist to the W-7 but keep it for your information).
If you are an Acceptance Agent (certifying or non-certifying) or Tax Professional, it is important to inform all applicants of the following ITIN restrictions
before completing a W-7 application:
• The ITIN cannot be used to claim the earned income tax credit as defined under section 32 of the Internal Revenue Code, nor for non-tax purposes
such as to obtain a driver’s license.
• The assignment of an ITIN does not change the applicant’s immigration status or entitle them to legal employment in the United States.
• The ITIN does not take the place of an SSN or qualify the applicant for Social Security benefits.
• The applicant who may be eligible for an SSN presently or in the future must apply for one from the Social Security Administration (SSA). If they
are assigned an SSN, the ITIN if assigned will be revoked and can no longer be used.
You must also explain the information required by Form W-7 and that IRS may communicate information about the applicant to the acceptance agent
or to a representative with a valid power of attorney. Point out that Form W-7 is signed under penalties of perjury and the consequences for making
false statements or providing incorrect or false documents.
The following is a list of items to help you complete Form W-7 with quality and accuracy:
Use the most current version of Form W- 7. The instructions can change with each revision and may contain new exhibits or criteria for applying.
Determine if the applicant is eligible for an SSN. Direct them to apply for one at the SSA if they are eligible, or have them obtain a denial letter to
attach to Form W-7 if the SSA determines they are not.
Ensure there is a federal tax purpose for obtaining or renewing the ITIN, such as filing a federal tax return. Ensure that you check the correct box
for the reason for submitting Form W-7. An ITIN must not be used outside the tax system as a form of personal identification.
Attach a federal tax return to Form W-7 or exception documents in lieu of a tax return. A tax return is not required when renewing an existing ITIN.
For tax years 2018 through 2025, spouses and dependents who reside outside of the U.S. don't need to renew their ITIN unless they qualify for an
allowable tax benefit, or if they file their own tax return. See Instructions for Form W-7 or Publication 1915 for more information.
Ensure the number of completed Forms W-7 matches the number of dependents listed on the federal tax return. For example, if you complete three
dependent applications you should list three dependents on the federal tax return.
Discuss what is acceptable Form W-7 supporting identification and exception documentation with the applicant or their authorized representative.
Accept only supporting identification documents that are on the list of acceptable documents described in Instructions for Form W-7 and in
Publication 1915. Ensure the documents are original or certified copies by the issuing agency.
Accept only supporting identification documents that prove the applicant’s identity and foreign status. A passport is the only document that can be
used to prove both. Otherwise, you must submit two documents, one of which must have a recent photograph; except for applicants under the age
of 14 (under the age of 18 if a student). A passport without a date of entry won't be accepted as a stand-alone identification document for
dependents, unless they are a dependent of U.S. military personnel stationed overseas. In these cases, applicants must submit additional original
documents with the passport to prove U.S. residency. See Instructions for Form W-7 or Publication 1915 for more information.
Attach exception documents when the applicant meets an “exception” to filing a federal tax return. See the Instructions for Form W-7 or Publication
1915 for examples.
Ensure that a Form 2848 (Power of Attorney) or evidence of Court-Appointed Guardian is attached, if applicable.
Attach the Certifying Acceptance Agent’s required Certificate of Accuracy for each W-7 completed. This does not apply to non-certifying agents or
other tax professionals.
Complete the Acceptance Agent's Use Only portion of Form W-7. This does not apply to Tax Professionals who are not approved as an IRS
Acceptance Agent or Certifying Acceptance Agent.
Verify that Form W-7 is appropriately signed by the applicant, or a parent if applicant is under 18 years of age, or a court-appointed guardian or
valid power of attorney.
For more information on Form W-7 and requirements, visit www.irs.gov/itin. Look for helpful Frequently Asked Questions and Answers. Spanishspeaking applicants can find the same information at www.irs.gov/espanol and search ITIN.
Comments and Suggestions
We value and appreciate your comments and suggestions. Send them by email to: [email protected] or write to IRS ITIN Policy Section MS
97WI, 401 W. Peachtree St NW, Atlanta GA 30308.

Catalog Number 55178N

www.irs.gov

Form 14154

(EN-SP)

(Rev. 6-2019)

Formulario 14154

(EN-SP)

(junio de 2019)

Departamento del Tesoro – Servicio de Impuestos Internos

Lista de verificación del Formulario W-7(SP)

Este folleto es una herramienta para ayudar a los Agentes Tramitadores o Profesionales de Impuestos a completar el Formulario W-7(SP) de sus
clientes con la documentación comprobatoria de identificación y excepción requerida, si corresponde, y para asegurar el entendimiento del
contribuyente de los requisitos para obtener un ITIN. Para obtener información detallada y ejemplos del formulario completado, consulte la Publicación
1915(SP), Información Para Entender su Número de Identificación Personal del Contribuyente (ITIN) del IRS.
(No adjunte la lista de verificación Formulario W-7(SP); guárdela para su información).
Si usted es Agente Tramitador (certificante o no) o Profesional de Impuestos, es importante informar a todos los solicitantes de las siguientes
restricciones del ITIN antes de completar una solicitud por medio del Formulario W-7(SP):
• El ITIN no puede ser utilizado para reclamar el crédito tributario por ingreso del trabajo tal como se define en la sección 32 del Código de
Impuestos Internos, ni para fines no tributarios tal como obtener una licencia de conducir.
• La asignación de un ITIN no cambia el estado inmigratorio del solicitante ni le da el derecho legal de obtener empleo en los Estados Unidos.
• El ITIN no toma el lugar de un número de seguro social (SSN, por sus siglas en inglés) ni califica al solicitante para recibir beneficios del seguro
social.
• El solicitante que actualmente (o en el futuro) puede cumplir los requisitos para obtener un número de seguro social, tiene que solicitarlo a la
Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés). Si se le asigna un número de seguro social y ya se le había asignado el ITIN,
éste será revocado y no podrá ser utilizado nuevamente.
Usted también tiene que explicarle al contribuyente sobre la información requerida en el Formulario W-7(SP) y que el IRS puede facilitar información
sobre el solicitante al agente tramitador o al representante legal autorizado. Indique que el Formulario W-7(SP) es firmado bajo pena de perjurio y las
consecuencias por hacer declaraciones falsas o de proporcionar documentos incorrectos o falsos.
La siguiente es una lista de puntos para ayudarle a completar el Formulario W-7(SP) con calidad y precisión:
Utilice la versión más reciente del Formulario W-7(SP) y sus Instrucciones por separado. El formulario y sus instrucciones pueden cambiar con cada revisión
y pueden contener nuevas pruebas o criterios para la solicitud.
Determine si el solicitante cumple los requisitos para obtener un SSN. Indíquele que tiene que solicitar uno a la SSA si cumple los requisitos o pídale que
obtenga una carta de denegación si la SSA determina que no cumple los requisitos y adjúntela al Formulario W-7(SP).
Asegúrese de que haya un propósito tributario federal para obtener o renovar el ITIN, tal como presentar una declaración del impuesto federal. Asegúrese
de que marque el recuadro correcto con la razón para enviar el Formulario W-7 (SP). Un ITIN no debe ser utilizado fuera del sistema tributario como una
forma de identificación personal.
Adjunte una declaración del impuesto federal al Formulario W-7(SP), o los documentos requeridos en casos de excepción en lugar de la declaración de
impuestos. No se requiere adjuntar una declaración de impuestos al renovar un ITIN que ya tiene. Para los años tributarios 2018 a 2025, los cónyuges y
dependientes que viven fuera de los Estados Unidos no tienen que renovar su ITIN a menos que tengan derecho a algún beneficio tributario permitido, o si
presentan su propia declaración de impuestos. Para obtener más información, consulte las Instrucciones del Formulario W-7(SP) o la Publicación 1915(SP).
Asegúrese de que el número de Formularios W-7(SP) completados concuerda con el número de dependientes reclamados en la declaración del impuesto
federal. Por ejemplo, si completa tres solicitudes de dependientes, usted debe declarar tres dependientes en la declaración del impuesto federal.
Hable con el solicitante o el representante autorizado, sobre cuáles son los documentos que comprueban la identificación y los documentos en el caso de
una excepción que se aceptan para el Formulario W-7(SP).
Acepte solo los documentos que comprueban la identidad que figuran en la lista de documentos aceptables descritos en las Instrucciones del Formulario
W-7(SP) y en la Publicación 1915(SP). Asegúrese de que los documentos sean los originales o copias certificadas por la agencia emisora.
Acepte solo los documentos que comprueben la identidad y la condición de extranjero del solicitante. El pasaporte es el único documento que puede
comprobar ambas cosas. De lo contrario, usted tiene que presentar dos documentos de los cuales uno tiene que tener una fotografía reciente, a excepción
de los solicitantes menores de 14 años de edad (menor de 18 años si es estudiante). Los pasaportes que no tengan una fecha de entrada no se aceptarán
como un documento único de identificación para los dependientes, a menos que sean los dependientes del personal militar estadounidense estacionado en
el extranjero. En estos casos, los documentos originales adicionales deben enviarse junto con el pasaporte para comprobar la residencia en los Estados
Unidos. Consulte las instrucciones del Formulario W-7(SP) o la Publicación 1915(SP) para obtener más información.
Adjunte los documentos para los casos de una excepción cuando el solicitante reúne el criterio de “excepción” para presentar una declaración del impuesto
federal. Para ver ejemplos de dichos casos, consulte las Instrucciones del Formulario W-7(SP) o la Publicación 1915(SP).
Asegúrese de que el Formulario 2848(SP) (Poder Legal y Declaración del Representante), o los documentos que comprueben la tutoría legal expedidos por
un tribunal se adjunten, si corresponde a su caso.
Adjunte el Certificado de Exactitud que se le requiere al Agente Tramitador Certificante por cada Formulario W-7(SP) que éste complete. Este requisito no
les corresponde a los Agentes Tramitadores no certificantes ni a otros profesionales de impuestos.
Complete la sección del Formulario W-7(SP) titulada Para Uso Exclusivo del Agente Tramitador. Esto no se aplica a los profesionales de impuestos que no
son Agentes Tramitadores o Agentes Tramitadores Certificantes del IRS.
Verifique que el Formulario W-7(SP) esté debidamente firmado por el solicitante o el padre/madre si el solicitante es menor de 18 años de edad, el tutor
legal designado por un tribunal o el represente legal autorizado por un poder legal válido.

Para obtener más información sobre el Formulario W-7(SP) y los requisitos, visite www.irs.gov/espanol y pulse sobre "Solicite un Número de
Identificación Personal del Contribuyente (ITIN)". Consulte la sección titulada “Preguntas sobre el ITIN”.
Comentarios y Sugerencias
Valoramos y agradecemos sus comentarios y sugerencias. Envíelos por correo electrónico a [email protected] o escriba al IRS ITIN Policy
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Form 14154

(EN-SP)

(Rev. 6-2019)